协同办公管理系统使用手册.docx

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办公系统用户手册协同办公系统用户手册目录目录2第1章概述51系统组成5第二章进入体制81登录系统82建立组织11第三章权限和栏目设置141权限分配141设置权限141查看权限142列设置141增加第15栏2修改第15栏3设置权限15第四章表单定制161表单定制的步骤162表单激活和停用173表单操作列表174表单定制示例181报销申请表185格式22中的域名规范第五章流程定制221流程定制的步骤222过程定义列表233过程开始和暂停254流程定制示例251补偿申请流程25第六章基础数据291数据字典293序列号(待修改)304打印模板(待修改)315系统数据(待修改)331上传用户单元33的标志图片第七章日常办公341功能介绍342工作安排和报告351新作品352编辑工作363提交作品374签收工作373工作批准和工作任务374认证申请381新作品382上传附件383提交作品384签收处理(待修改)395归档工作(待修改)396监测工作395工作说明406工作计划407工作日志和检查40第八章内部沟通和信息发布1E-邮件402短信中心413内部公告414在线新闻415电子论坛426内部期刊(待补)42第九章公文管理42页1正式文件阅读421发布正式文件432阅读官方文件433编辑正式文件442文档处理(待添加)44第十章数据管理441输入数据452阅读材料453编辑数据454传输数据45第十一章企业管理46页1财务管理1支票打印(待添加)462收款收据463付款证明474固定资产(待补)475应收账款(待补)476应付账款(待补)477会计(待补)47第十二章辅助办公室(待修订)481图书管理482考勤管理481初始设置482出勤、打卡和离岗登记523查询统计533人事管理1初始设置532个人档案533合同信息544奖惩记录545培训记录546寄存器541权限设置542组分类553处理过程中登记和接收登记的操作权限的定义554标准化表格中的域名以自动提取注册信息邮寄登记和收据登记567文档交换接口581界面设置582调用文档交换接口发送和导入流程中的文档59第十一章配套产品621SMS622电子签名633用户身份锁664移动办公67第一章概述该协同办公系统是公司根据数千家用户单位的办公自动化经验，以“易用、适用、界面友好”为设计理念，基于J2EE架构开发的办公自动化管理系统。

1、产品在安装、设置、学习、使用、维护等环节都力求直观简单，让用户可以专注于办公业务本身，而不是复杂的概念和技术，大大降低了用户的应用难度和应用成本。

产品适用于党政机关、事业单位及各类企业的办公自动化建设。

2、1系统组成协同办公系统日常事务信息交流公文管理资料管理内部简讯企业管理系统管理辅助办公室档案管理图1-1系统组成日常事务分为领导事务和个人事务。

3、领导事务工作安排对应个人事务中的工作任务，实现了向下布置工作的功能，提高了办公效率。

并且与短信挂钩，可以根据实际情况选择相应的选项。

4、工作批准对应个人事务中的工作汇报，可以实现对下属汇报的工作和事件进行审批和指示的功能。

可以和短信一起使用。

5、审批对应个人事务中的申请审批，您可以通过本功能回复下属下发的申请审批。

日志检查您可以查看和评估您权限内的工作日志。

6、私事工作任务对应领导事务中的工作安排，可以在这里查看领导安排的工作以及相应的要求。

7、工作报告对应领导事务中的工作回复，可以在这里向上级领导汇报工作进展，其过程和结果。

8、申请批准与领导事务中的审批相对应，可以申请或审批一些相应的事项，比如请假。

工作笔记在这里，你可以登记你工作中的一些重要事件。

工作面你可以在这里为你的工作制定一个计划。

每日工作记录用于登记日常工作日志。

合作与交流信息交流内部公告用于发布公告、通知或告示等各种公共信息。

内部消息用于发布公司内外新闻，主界面左下角滚动显示近期新闻。

电子论坛提供一个信息交流、思想交流、问题讨论的空间，根据需要发起和创建某个话题，其他人可以在这里自由交谈和发言，包括咨询、回答、收集意见等。

内部期刊公文管理公文阅读您可以查询或阅读收到或发送的公文。

文件处理资料管理行业法规可以登录这个行业的一些相关法律法规。

公司制度在这里输入公司的规章制度。

服务数据在此输入与工作相关的信息以备后用。

档案管理内部交流电子邮件每个办公室工作人员都有一个内部邮箱，用于发送和接收内部办公室邮件。

短信服务中心您可以即时发送或接收短信。

该功能由电信运营商开发，贯穿整个协同办公系统。

企业管理客户管理您可以在这里登记和分类您的客户，为未来的工作。

财务管理在这里，您可以简单地管理工作中发生的财务事项。

系统管理体制设置公司的组织机构，包括部门设置、岗位设置和人事管理。

组织是系统管理工作和分配权限的基础。

许可分布在此分配相应的权限。

列设置您可以在这里添加、修改、删除相关栏目，并可以设置栏目的权限。

表单定制系统提供了可视化的表单定制功能，可以根据公司的业务需求定制表单。

表单定制功能强大，可以支持实际业务中的各种表单格式。

该系统还具有表单预览、表单导入和表单导出功能。

流程定制系统提供表格流程定制功能。

流程定义非常简单容易出错，定制项丰富，可以很好的满足组织内各种工作流程的需求。

数据字典本文将各种常用的输入信息做成字典，在表单中可以调用相应的字典。

输入时只需选择词典条目，方便输入，规范输入信息。

辅助办公室照看书籍考勤管理为公司人员做考勤统计。

人事管理可以管理人事档案，新工人和候选人。

第二章系统接入1登录系统系统登录模式用户在IE浏览器中访问互联网并登录系统。

IP地址格式为“:/:/”。

首次登录系统时，请先设置IE浏览器属性，允许下载、安装和运行协同办公系统控件，允许弹出窗口；允许未标记为安全的ActiveX控件的初始化和脚本编写。

设置IE浏览器属性以允许下载、安装和运行此协作办公系统控件。

该协同办公系统采用控制技术来提高系统的交互效率。

为了正常下载、安装和运行本协同办公系统的控件，请参考以下方法设置用户的IE浏览器:在IE浏览器的系统菜单上，单击工具Internet选项安全性可信站点；点击“站点”按钮；删除“要求此区域中的所有网站进行服务器身份验证(s:)”选项；将此协作办公系统服务器的IP地址添加到“受信任的站点”列表中。

单击【自定义级别】按钮，将弹出的安全设置窗口中的“运行ActiveX控件和插件”和“初始化并运行未标记为安全的ActiveX控件的脚本”选项设置为“提示”。

图2-1设置可信站点设置IE浏览器属性以允许弹出窗口。

为了方便用户操作，扩大有效显示区域，本协同办公系统采用了弹出窗口。

如果IE浏览器或其他互联网工具启用了弹窗拦截程序，这个协同办公系统将无法正常使用。

在IE浏览器的系统菜单上，点击工具互联网选项；图2-2设置互联网选项单击隐私设置按钮；将该协同办公系统的服务器的IP地址添加到“允许的网址(w):”列表中。

图2-3设置弹出窗口阻止程序系统管理员已由系统自动注册。

在系统安装过程中，系统管理员用户(用户名:admin)及其初始密码(“123456”)已经注册。

以系统管理员的身份登录本协同办公系统，可以对系统进行定制，包括组织机构设置、表单定制、流程定制、基础数据定义以及各模块的初始化设置。

普通用户可以使用系统管理员提供的用户名和初始密码登录本办公室的系统。

系统主界面介绍图2-4系统主页功能模块区:显示系统中的功能模块，是各个功能模块的入口。

模块菜单:列出当前打开的功能模块中的所有栏目。

滚动新闻:滚动显示最近的在线新闻。

内容显示区:主界面的内容显示区默认分为四个部分，分别显示公告、邮件、安排汇报、审批，这里显示的项目都是未读或未完成的。

出现页面异常。

请尝试清除IE临时文件来解决问题。

在登录和使用系统的过程中，如果出现打开空白页、打开附件、提示找不到文件等问题(可能是您强行退出IE，但没有正常退出这个协同办公系统，临时文件有误)，请尝试清除IE临时文件解决问题。

图2-5清除IE临时文件图2-6清除IE临时文件2建立组织系统管理员首先要在系统管理模块中设置好自己的部门和岗位，完成所有用户的注册。

组织是系统工作管理和权限分配的基础。

在系统应用过程中，单位内部门、岗位的增加、调整或撤销，以及人员的调动、晋升、调动或辞职等，都要及时在组织模块中进行更新和调整，以保持管理的一致性。

系统管理员登录系统后，点击主界面中的系统管理，进入组织设置，开始组织设置。

基本操作包括增加部门、编辑部门、增加岗位和编辑岗位。

设置好机构后，管理员要给每个用户发放系统的IP地址、登录名和初始密码，并提醒用户登录后及时更改密码。

每个用户可以查看组织中的信息，同时可以通过“用户修改”修改自己的登录密码、电话、手机等信息。

图2-7用户修改建立组织的步骤:首先在用户管理列和部门管理列分别建立实际编制，然后在组织机构设置列建立工作编制。

该方法如下:-。